Bei der Organisationsgestaltung wird in Aufbau- und in Ablauforganisation differenziert. Während die Aufbauorganisation die Rahmenbedingungen festlegt, d. h. welche Aufgaben von welchen Personen und/oder Sachmitteln übernommen werden und mit welchen Rechten Personen ausgestattet sind, regelt die Ablauforganisation die innerhalb dieses Rahmens ablaufenden Arbeits- und Informationsprozesse. Es wird festgelegt, wann und wo ein Arbeitsschritt durchgeführt wird. Eine gute Ablauforganisation berücksichtigt die Prozesse in deren räumlichen und zeitlichen Ablauf. Dabei ist ein wichtiger Faktor, dass die Prozesse meist dynamischer Natur sind und diese flexibel gestaltet und bei Bedarf zeitnah angepasst werden sollten. Häufig sind Menschen in einem Prozess involviert. Entsprechend ist auch der menschliche Faktor innerhalb eines Prozesses zu beachten.
Es gibt viele Prozessdefinitionen. Allgemein kann unter einem Prozess Fortgang oder Verlauf verstanden werden. Wir legen bei unserer Arbeit folgende betriebswirtschaftliche Definition zugrunde (Schwickert & Fischer 1996, S. 10 f.):
Bei einem Dienstleistungsbetrieb ist der definitionsseitig angesprochene Output die Dienstleistung.
Schwickert & Fischer 1996:
Schwickert, A. C.; Fischer, K.: Der Geschäftsprozeß als formaler
Prozeß - Definition, Eigenschaften und Arten, in: Arbeitspapiere WI, Nr. 4/1996, Hrsg.:
Lehrstuhl fur Allg. BWL und Wirtschaftsinformatik, Mainz, 1996.
Das Prozessmanagement umfasst:
von miteinander verbundenen Aufgaben, also Unternehmensprozessen. Es beantwortet stets die Frage: "Wer macht was, wann und unter Zuhilfenahme welcher Ressourcen?". Im Fokus steht hier die Wertschöpfungskette. Neben der Realisierung der Unternehmensziele sollen beim Prozessmanagement ebenfalls die im Unternehmen vorliegenden Informationen bestmöglich genutzt werden, um die Wertschöpfungskette effektiver zu gestalten. Auf diese Weise ist es nicht nur möglich, schneller und kostengünstiger, sondern auch kundenorientierter zu produzieren resp. die Dienstleistung zu erbringen.
In der heutigen Wirtschaftswelt finden rasante Bewegungen und immer schneller werdende Veränderungen statt. Unternehmen finden sich heute in einer Wettbewerbswelt wieder, die einer relativ hohen Dynamik unterliegt. Angefangen vom sich häufig wandelnden Verbraucherverhalten, neuen Trends, innovativen Konkurrenzprodukten, neue (Fertigungs-)Technologien (Digitalisierung), verändernde rechtlichen Rahmenbedingungen oder ein zunehmernder Kostendruck aus dem Ausland. Unternehmen sind gezwungen sich an die Dynamik des vorherrschenden Marktes anzupassen, wenn sie im Wettbewerb bestehen bleiben wollen. In solch einem dynamischen Umfeld müssen Unternehmen den Blick verstärkt auch auf die eigenen Prozesse richten, um neue Verfahren und Technolgien zu integrieren und Ineffizienzen abzubauen. Hier kommt das Prozessmanagement zum Einsatz.
Ein erfolgreiches Prozessmanagement funktioniert nicht von allein. Es benötigt:
Martin (2013) differenziert in:
Detailkomplexität bezeichnet den zunehmenden Grad an zu berücksichtigenden Informationen, z.B. bei der Analyse, Gestaltung oder Optimierung von Prozesses. In gewisser Weise lässt sich dies mit Abstraktionen entgegenwirken. Es ist jedoch ein schmaler Grad zwischen zu vermeidender Detailflut und der zu starken Abstraktion. Letzteres kann zum Übersehen relevanter Einflussfaktoren führen. Lösungen können im späteren, praktischen Einsatz versagen und liefern dann nicht die gewünschten Ergebnisse.
Dynamische Komplexität bezeichnet die Komplexität in der Dynamik der Prozesse (Veränderlichkeit). Prozesse sind häufig nicht statisch sondern verändern sich im zeitlichen Ablauf. Hierbei ist die Veränderung im Sinne von Bearbeitungszuständen gemeint. Befinden sich unterschiedliche, sich wechselseitig beeinflussende Prozesse in unterscheidlichen Zuständen, können Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge vom Menschen oft nicht mehr erkannt werden. Abhilfe können dynamische Modelle schaffen, welches es erlauben verschiedene Zustände im zeitlichen Ablauf zu simulieren und die Ergebnisse bei unterschiedlichem Input zu betrachten.
Oft vernachlässigt wird die fachbereichsübergreifende Komplexität. Diese äußert sich nicht nur in Schnittstellen von Prozessabläufen, sondern in unterschiedlichen Sprachen, Zielen und Anforderungen einzelner Bereiche eines Unternehmens. Dies kann dazu führen, dass ein und derselbe Prozess in unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens zu unterschiedlichen Ergebnissen führt.
Bei der Lösungssuche (Prozessplanung, -optimierung) bedarf es somit einer adäquaten Berücksichtigung der fachübergreifenden Komplexität, der Detailkomplexität und der dynamischen Komplexität.
Martin, R.: Unsere selbst verschuldete Komplexität, http://www.harvardbusinessmanager.de/meinungen/artikel/selbstverschuldeter-komplexitaetszuwachs-a-922443-druck.html; Zugriff am 20.09.2013.
Modelle sind materielle oder immaterielle (geistige, formale) Systeme, die andere Systeme so darstellen, dass eine experimentelle Manipulation der abgebildeten Strukturen und Zustände möglich ist.
Das Expermientieren an einem Modell kann mittels Simulations erfolgen.
Der Verein Deutscher Ingenieure definiert die Simulation als:
„Nachbilden eines Systems mit seinen dynamischen Prozessen in einem experimentierbaren Modell, um zu
Erkenntnissen zu gelangen, die auf die Wirklichkeit übertragbar sind; insbesondere werden die Prozesse über
die Zeit entwickelt.“
[Verein Deutscher Ingenieure 2014, Richtlinie 3633].
Die Simulation ein starkes Instrument in der Prozessanalyse und -optimierung. Das Vorgehen bei einer Simulationsstudie kann wie folgt gegliedert werden:
Sofern wir Ihr Intesse geweckt haben und Sie mehr erfahren möchten, sprechen Sie uns bitte an.