Jedes Projekt stellt eine neue Herausforderung dar. Deshalb gibt es auch kein Patentrezept,
wie Projekte zu initiieren, zu planen, durchzuführen, zu steuern und abzuschließen sind.
Sehr wohl aber gibt es unzählige Erfahrungswerte und Lessons Learned, wie die Erfolgswahr
scheinlichkeit von Projekten zumindest gesteigert werden kann. Hier eine Auswahl der aus unserer
Erfahrungen wichtigen Faktoren:
Die Rahmenbedingungen des Projekts (Ziele, Hauptaufgaben, Kosten und Ressourcen etc.) sind klar
und eindeutig im Projektauftrag dokumentiert. Kein Projekt ohne Projektauftrag und messbare Ziele!
Es ist allen Beteiligten klar, was zum Projekt gehört und was nicht (Ziele und Nicht-Ziele).
Hierbei sind die 7W-Fragen des Projektmanagements hilfreich:
Wo stehen wir?
Warum machen wir das Projekt?
Was soll konkret erreicht werden?
Wer ist involviert?
Wie strukturieren wir das Projekt?
Bis wann müssen Teilziele erreicht werden?
Wie viel kostet das Projekt (Zeit, Geld)?
Der Projektauftrag ist mindestens von Projektauftraggeber und Projektleiter bestätigt.
Die Entscheidungsträger der Linie haben ein starkes Interesse am Gelingen des Projekts
und halten dem Projektleiter „den Rücke frei“.
Der Projektauftraggeber und die beteiligten Linienvorgesetzten schaffen gemeinsam die
notwendigen Rahmenbedingungen, damit das Projektteam bestmöglich arbeiten kann
(z.B. zeitliche Freistellung, Kommunikation auf Führungsebene, schnelle und pragmatische
Projektentscheidungen).
Der Projektleiter verfügt über die notwendigen Kompetenzen (fachlich, methodisch, sozial,
Führungskompetenz).
Das Projektteam verfügt über die notwendigen Kompetenzen (insbesondere fachlich und sozial).
Der Projektleiter betreibt keinen „PM-Overkill“.
Methoden der Projektplanung und -steuerung werden dosiert und pragmatisch eingesetzt.
Der PM-Einsatz steigt mit der Komplexität und Schwierigkeit der Aufgabenstellung.
Zielstellung hierbei ist die Reduktion der Komplexität.
Das Projektteam (Leiter und Mitarbeiter) ist in ausreichendem Maße vom Tagesgeschäft
freigestellt. Projektarbeit darf keine reine Zusatzarbeit sein!
Die zeitliche Freistellung ist mit den zuständigen Führungskräften abgesprochen und
gemeinsam beschlossen.
Ein gewünschtes Ergebnis erfordert klare Ziel- und Aufgabenstellungen.
Die Rollen, Funktionen und Aufgaben im Projekt sind klar verteilt.
Der Projektleiter widmet sich primär der Projektmanagement-Funktion im Projekt
(planen, steuern, organisieren, koordinieren, informieren etc.).
Der Großteil der operativen Tätigkeiten wird von den Mitgliedern des Projektteams ausgeführt.
Verantwortlichkeiten (Ergebnisverantwortung) und Kompetenzen (Entscheidungskompetenz) müssen
geregelt sein und sollten nicht voneinander getrennt werden.
Kommunikation bedeutet mit den Projektmitgliedern wie auch den Steakholdern/Projektinitiatoren in Kontakt zu bleiben (Schnittstellenfunktion).
Um eine Botschaft resp. Anforderung zu vermitteln, bedarf es einer eindeutigen
Kommunikation. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass Unternehmen teils eigene Bedeutungen (Semantik)
für gewisse Worte prägen.
Projektforschritt, Probleme und Erfordernisse sollten stetig abgefragt und transparent
gemacht werden. Hierzu bedarf es eines regelmäßigen und vertrauensvollen Kontakt mit allen
Projektbeteiligten.
Kommunikation beinhaltet auch regelmäßige Treffen (Sitzungen/Meetings). Diese sollten gut
vorbereitet sein (Agenda, Ziele des Meetings), moderiert und nachbereitet werden. Entscheidungen,
ToDo's, Projektstände, Termine etc. sollten in einem Protokoll dokumentiert werden.
Elektronische Hilfsmittel wie Internet, Intranet oder e-Mail werden effizient genützt.
Die Projektplanung und -steuerung wird durch den Einsatz geeigneter Software-Tools sinnvoll unterstützt.
Es sollte sich immer wieder die Frage gestellt werden: Macht es Sinn, was wir gerade tun?
Dinge zu hinterfragen schafft robuste Lösungen und beugt Fehlern vor.
Jede Entscheidung basiert nur auf dem Wissen, welches bis zu jenem Zeitpunkt vorliegt. Dies zeigt, dass
jede Eintscheidung eine Entscheidung unter Unsicherheit ist. Absolutes Wissen gibt
es nicht. Sowohl bei Lösungsansätzen, wie auch bei zu treffenden Entscheidungen, sollte ein gewisser
Grad an Pragmatismus vorliegen.
Das Projektcontrolling beschreibt alle Tätigkeiten, die notwendig sind,
um ein Projekt über seine gesamte Laufzeit hinweg zu steuern.
Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich,
Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von
Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung.
Um so früher Abweichungen erkannt werden, um so einfach lässt sich gegensteuern und
diese beheben. Daher ist eine stetige Überwachung sinnvoll.
Oftmals sind Systeme Gegenstand eines Projektes. Es gibt u.a. technische Systeme. Ist
der Mensch direkt involviert, bezeichnet dies sozio-technische Systeme. Systeme können
analysiert, adpatiert, optimiert oder ersetzt werden.
Systeme sind oft dynamisch. Das heißt, Sie können sich und ihren Zustand mit der Zeit verändern.
Auf der Basis ist es oftmals schwer ein Systemverhalten in den verschiedenen Zuständen zu fassen
(Verhaltensmöglichkeiten der Elemente und Veränderlichkeit der Wirkungsverläufe).
Wichtigstes Merkmal komplexer Situationen ist die Intransparenz für den Entscheider.
Er hat keine Möglichkeit das Netzwerk zirkulärer Kausalität intuitiv zu erfassen, keine Möglichkeit
exakter Modellierung und exakter Prognosen.
Komplexität lässt sich reduzieren, u.a. durch Reduktion der Varianten resp. Möglichkeiten oder durch
Abstraktion z.B. durch Modelle oder durch Veränderung der (durch den Menschen) definierten Systemgrenzen
(Reduktion des Betrachtungsgegenstandes).
Das Projektteam sollte gleichbleiben. Veränderungen sollten hier nur nach Erfordernis erfolgen.
Zielstellungen des Projektes und Budgets sollten sich nicht verändern.
Unterstützungen durch die Projektinitiatoren sollte aufrechterhalten werden.
Managementmethoden sollten innerhalb eines Projektes beibehalten werden, solange sich
diese nicht als unpassend erweisen.
Identifikation der Risiken, Beschreibung ihrer Art, der Ursachen und Auswirkungen
Analyse der identifizierten Risiken hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeiten
und möglichen Auswirkungen.
Risikobewältigung/Risikobeherrschung durch Maßnahmen, die Gefahren und/oder
Eintrittswahrscheinlichkeiten reduzieren oder die Folgen beherrschbar machen.
Risikoüberwachung mit Hilfe von Parametern, die Aufschluss über die aktuellen Risiken geben (Risikoindikatoren).
Risikomanagement bedingt Festlegung von Kriterien, nach denen die Risiken eingestuft und bewertet werden,
die Methoden der Risikoermittlung, die Verantwortlichkeiten bei Risikoentscheidungen,
die Bereitstellung von Ressourcen zur Risikoabwehr, die interne und externe Kommunikation
über die identifizierten Risiken (Berichterstattung) sowie die Qualifikation des Personals
für das Risikomanagement.
Unsere Leistungen:
Analyse Ihrer IT-Landschaft und -prozesse
Leitung, Steuerung und Organisation Ihres (IT-)Projektes